Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych
Wersja z dnia 10.03.2022 r.
Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w ramach usług świadczonych w ramach działalności zakładu leczniczego Instytut Wellsense prowadzonego przez Akademię Wellbeing Sp. z o.o.
Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych, które są pobierane od osób korzystających z naszych usług jest zakład leczniczy Instytut Wellsense (adres: ul. Mianowskiego 2B, 51-605 Wrocław) REGON: 38577409700016 prowadzony przez Akademię Wellbeing Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (adres: ul. Tadeusza Gajcego 19, 51-143 Wrocław), wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru pod numerem: 0000833179, NIP: 895-22-16-303 oraz REGON: 385774097 (dalej: Instytut Wellsense).
Zbieranie danych
Instytut Wellsense zbiera dane osobowe:
a) od osoby, której dane dotyczą w sposób bezpośredni lub za pomocą dostępnych środków komunikacji;
b) za pomocą systemów informatycznych, gdy osoba korzysta z naszych systemów informatycznych;
c) od osób trzecich, na przykład dane kontaktowe otrzymywane od pracodawcy osoby;
Cele przetwarzania
Dane będą przetwarzane do w celach zdrowotnych, związanych z udzielaniem Ci świadczeń zdrowotnych, które mogą obejmować diagnozę psychologiczną, konsultacje i terapie psychologiczne i psychoterapeutyczne.
Dane będą przetwarzane do zawarcia umowy i realizacji umowy, prowadzenia dokumentacji dotyczących umów i usług, prowadzenia dokumentacji finansowo-księgowej oraz rozliczeń;
Dane będą przetwarzane do wypełnienia obowiązków prawnych dotyczących prowadzenia dokumentacji medycznej, sprawozdawczości finansowej i podatkowej, w tym do sporządzenia plików JPK, weryfikacji podmiotu na białej liście podatników itd.;
Dane będą przetwarzane do umawiania wizyt i prowadzenia terminarza oraz do komunikacji za pomocą poczty elektronicznej.
Dane mogą być wykorzystywane także do wykazania zgodności z przepisami prawa oraz do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Dane mogą być wykorzystywane także w celach marketingowych.
Podstawa prawna przetwarzania danych
Możemy przetwarzać dane osobowe w celu realizacji obowiązku prawnego, któremu podlegamy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Obowiązek ten wynika, między innymi, z przepisów dotyczących prowadzenia działalności leczniczej i dokumentacji medycznej, przepisów podatkowych, przepisów o rachunkowości, przepisów ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
W przypadku, kiedy jesteś naszym klientem, przetwarzany dane w celu realizacji zawartej umowy. Podstawą takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
W przypadku, kiedy nie jesteś naszym klientem, przetwarzany otrzymane dane kontaktowe w celu umożliwienia osobie skorzystania z naszych usług opłacanych przez naszego klienta oraz w celu dokonania rozliczeń za wykonaną usługę. Podstawą takiego przetwarzania jest realizacja uzasadnionego interesu naszej firmy i osoby, które dane dotyczą, w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Możemy przetwarzać dane osobowe w celu umówienia innych wizyty, utrzymania naszych systemów informatycznych, zapewnienia komunikacji online oraz do wykazania zgodności z przepisami prawa, a także do ustalenia dochodzenia lub obrony roszczeń, co jest naszym uzasadnionym interesem, a podstawą takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadku roszczeń także art. 9 ust. 2 lit. f RODO.
Przetwarzamy szczególne kategorie danych osobowych, które ujawniają w szczególności stan zdrowia osoby, w celach zdrowotnych, związanych z udzielaniem osobie świadczeń zdrowotnych. Podstawą przetwarzania w takim przypadku jest art. 9 ust. 2 lit h RODO.
Możemy przetwarzać także szczególne kategorie danych osobowych także na podstawie zgody osoby, zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
Zakres danych przetwarzanych w związku ze udzieleniem świadczeń zdrowotnych
Do realizacji usługi będziemy przetwarzać następujące dane osobowe:
- imię (imiona) i nazwisko;
- datę urodzenia;
- oznaczenie płci;
- numer telefonu;
- adres zamieszkania;
- adres e-mail;
- jeżeli dotyczy, imiona i nazwisko , numer PESEL opiekuna lub opiekunów prawnych, jego adres zamieszkania, adres email i numer telefonu, informacje o opiece nad dzieckiem,
- podpis,
- numer PESEL, jeżeli został nadany, a w przypadku osób, które nie mają nadanego numeru PESEL – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
- numer rachunku bankowego, numer karty płatniczej i inne dane pozwalające na identyfikację płatności;
- dane o stanie zdrowia, w tym w szczególności dane, które mogą być ujawnione podczas konsultacji psychologiem lub psychoterapeutą, dane dotyczące przebytych chorób, dane dotyczące przyjmowanych leków, dane dotyczące uzależnień;
- inne dane, które mogą być ujawnione podczas konsultacji psychologiem lub psychoterapeutą;
- dane osób uprawnionych do dostępu do danych pacjenta: imię, nazwisko, numer PESEL, data wyrażenia zgody, miejscowość, okres obowiązywania zgody;
Przetwarzane dane zawierają szczególne kategorie danych osobowych, które mogą ujawniać stan zdrowia, pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz dane dotyczące seksualności lub orientacji seksualnej.
Zakres danych przetwarzanych w dokumentacji medycznej
W dokumentacji medycznej pacjenta możemy przetwarzać, co najmniej, następujące dane:
- nazwisko i imię (imiona),
- datę urodzenia,
- oznaczenie płci,
- adres miejsca zamieszkania,
- numer PESEL, jeżeli został nadany, w przypadku noworodka – numer PESEL matki, a w przypadku osób, które nie mają nadanego numeru PESEL – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, w przypadku gdy pacjentem jest osoba małoletnia, całkowicie ubezwłasnowolniona lub niezdolna do świadomego wyrażenia zgody –nazwisko i imię (imiona) przedstawiciela ustawowego oraz adres jego miejsca zamieszkania;
- oznaczenie podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych ze wskazaniem komórki organizacyjnej, w której udzielono świadczeń zdrowotnych;
- opis stanu zdrowia pacjenta lub udzielonych mu świadczeń zdrowotnych;
- datę sporządzenia;
- informacje o wydaniu opinii albo orzeczenia;
- kwota środków publicznych należnych podmiotowi udzielającemu świadczeń opieki zdrowotnej za udzielenie tych świadczeń pacjentowi, którego dokumentacja dotyczy;
Zakres danych przetwarzanych do zawarcia umowy
W celu zawarcia umowy możemy przetwarzać: imię, nazwisko, numer i seria dowodu osobistego lub numer PESEL, nazwę podmiotu, dane rejestracyjne podmiotu, jak NIP, REGON, KRS, numer działalności, adres siedziby lub zamieszkania, adres korespondencyjny, data i numer umowy, rodzaj umowy, warunki umowy; imiona, nazwiska, stanowiska funkcje osób reprezentujących podmioty, dane kontaktowe: numer telefonu, adres email;
Zakres danych przetwarzanych w związku z dokumentacją finansową
W celu dokonania rozliczeń z naszym klientem i prowadzenia dokumentacji finansowo -księgowej możemy przetwarzać: imię, nazwisko, nazwę podmiotu, NIP, adres, rodzaj usługi, daty i czas realizacji usługi, cenę, oraz rodzaj, numer, datę i wartość dokumentu (np. faktury), datę księgowania, numer kontrahenta, numer konta kontrahenta, termin zapłaty, datę zapłaty, warunki płatności, sposób płatności, ilość dni po terminie płatności, wartości naliczonych podatków, numery rachunków bankowych.
Zakres danych przetwarzanych w komunikacji oraz terminarzu wizyt
Do kontraktu z osobą w celu umożliwienia osobie skorzystania z naszych usług będziemy przetwarzać imię, nazwisko, jeżeli dotyczy, imiona i nazwisko opiekuna prawnego, nazwę organizacji, dział, stanowisko lub funkcję, adres email, numer telefonu lub inne dane kontaktowe podane przez osobę lub klienta, a także sposób, daty i treści korespondencji;
Do prowadzenia terminarza wizyt będziemy przetwarzać imię, nazwisko, jeżeli dotyczy, imiona i nazwisko opiekuna prawnego, nazwę podmiotu, dane kontaktowe: numer telefonu, adres email, rodzaj usługi, data i czas spotkania lub wizyty.
Udostępnienie danych osobowych
Instytut Wellsense może udostępnić dane osobowe następującym podmiotom:
a) dostawcom usług prawnych; usług finansowych;
b) dostawcom usług informatycznych i systemów lub rozwiązań informatycznych, z których korzystamy podczas świadczenia usług, w szczególności:
- Biostat Sp. z.o.o, ul. Kowalczyka 17, 44-206 Rybnik, Polska
- AMM Systems Sp. z o.o. ul. Tadeusza Gajcego 19, 51-143 Wrocław, Polska:
- OVH Sp. z o.o. ul. Swobodna 1, 50-088 Wrocław, Nr KRS: 0000220286, REGON: 933029040 NIP: 899-25-20-556, Polska;
- IKON Media Konrad Szincel, ul. Konduktorska 4/19, 52-130, Wrocław, Polska, NIP: 8943126256;
c) innym podmiotom leczniczym w celu zapewnienia ciągłości leczenia;
d) uprawnionym instytucjom i organom państwowym;
W przypadku konieczności przekazania danych osobowych do krajów trzech lub podmiotów międzynawowych, przekazanie danych będzie się odbywać zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych będzie realizowane poprzez zastosowanie odpowiednich środków technicznych oraz podpisanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską lub w oparciu o inne mechanizmy transferu danych osobowych przewidziane w przepisach RODO, jak np. decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony. W innych okolicznościach transfer taki może odbywać się jedynie na podstawie zgody osoby.
Okres przechowywania
Dane są przechowywane przez okres przewidziany w obowiązujących przepisach prawa w zakresie prowadzenia dokumentacji medycznej lub przez okres do upływu terminu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy o świadczenie usług psychologicznych, w zależności od tego, który z tych okresów upłynie później
Obowiązek przekazania danych osobowych
Podanie danych do realizacji umowy lub usługi jest dobrowolne, ale wymagane. Niepodanie danych uniemożliwi realizację świadczeń, umowy lub usług.
Przysługujące prawa
Osoba ma prawo żądać dostępu do swoich danych osobowych. W wielu przypadkach ma także prawo żądać poprawienia swoich danych osobowych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych.
W przypadku przetwarzania danych do realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów, osoba ma prawo sprzeciwić się takiemu przetwarzaniu. W przypadku otrzymania sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, zaprzestaniemy dalszego przetwarzania danych osobowych, których dotyczył sprzeciw, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do ich dalszego przetwarzania.
W przypadku, kiedy przetwarzanie danych oparte jest na dobrowolnej zgodzie osoby, osoba ta ma prawo w każdej chwili wycofać zgodę na całość przetwarzania lub na poszczególne cele. Wycofanie zgody nie wpłynie jednak na legalność przetwarzania danych osobowych, które było realizowane w oparciu o wyrażoną zgodę przed jej wycofaniem.
Informujemy także, że przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do krajowego organu
nadzorczego, jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Dane kontaktowe
W sprawach dotyczących realizacji praw przysługujących Państwu w odniesieniu do Państwa danych osobowych oraz w przypadku pytań, prosimy o kontakt na adres:
Instytut Wellsense prowadzony przez Akademię Wellbeing Sp. z o.o.
ul. Mianowskiego 2 B
51-605 Wrocławiu
Tel: + 48 662 001 801
e-mail: kontakt@instytutwellsense.pl