Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych

Wersja z dnia 02.04.2024 r.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w ramach usług świadczonych w ramach działalności oddziału o nazwie  Instytut Wellsense prowadzonego przez Akademię Wellbeing Sp. z o.o.

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych, które są pobierane od osób korzystających z naszych usług w ramach działalności oddziału o nazwie  Instytut Wellsense jest Akademia Wellbeing Sp. z o.o.  z siedzibą we Wrocławiu (adres: ul. Tadeusza Gajcego 19, 51-143 Wrocław), wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru pod numerem: 0000833179, NIP: 895-22-16-303 oraz REGON: 385774097 (dalej: Instytut Wellsense).

Zbieranie danych

Instytut Wellsense zbiera dane osobowe:
a) od osoby, której dane dotyczą w sposób bezpośredni lub za pomocą dostępnych środków komunikacji;
b) za pomocą systemów informatycznych, gdy osoba korzysta z naszych systemów informatycznych;
c) od osób trzecich, na przykład dane kontaktowe otrzymywane od pracodawcy osoby;

Cele przetwarzania

Dane będą przetwarzane w celach poprawy kondycji fizycznej, profilaktyki i promocji zdrowia, poradnictwa psychologicznego związanych ze świadczeniem usług, które mogą obejmować:

• konsultacje, badania QEEG i treningi EEG i RSA Biofeedback,
• porady dietetyczne,
• konsultacje psychologiczne, 
• warsztaty profilaktyki zdrowia, 
• oraz masaże relaksujące i zabiegi odnowy biologicznej.

Dane będą przetwarzane do zawarcia umowy i realizacji umowy, prowadzenia dokumentacji dotyczących umów i usług, prowadzenia dokumentacji finansowo-księgowej oraz rozliczeń;
Dane będą przetwarzane do wypełnienia obowiązków prawnych dotyczących prowadzenia dokumentacji klientów korzystających z usług, sprawozdawczości finansowej i podatkowej, w tym do sporządzenia plików JPK, weryfikacji podmiotu na białej liście podatników itd.;
Dane będą przetwarzane do umawiania wizyt i prowadzenia terminarza oraz do komunikacji za pomocą poczty elektronicznej.
Dane mogą być wykorzystywane także do wykazania zgodności z przepisami prawa oraz do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Dane mogą być wykorzystywane także w celach marketingowych.

Podstawa prawna przetwarzania danych

Możemy przetwarzać dane osobowe w celu realizacji obowiązku prawnego, któremu podlegamy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Obowiązek ten wynika, między innymi, z przepisów przepisów podatkowych, przepisów o rachunkowości, przepisów ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
W przypadku, kiedy jesteś naszym klientem, przetwarzany dane w celu realizacji zawartej umowy. Podstawą takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
W przypadku, kiedy nie jesteś naszym klientem, przetwarzany otrzymane dane kontaktowe w celu umożliwienia osobie skorzystania z naszych usług opłacanych przez naszego klienta oraz w celu dokonania rozliczeń za wykonaną usługę. Podstawą takiego przetwarzania jest realizacja uzasadnionego interesu naszej firmy i osoby, które dane dotyczą, w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Możemy przetwarzać dane osobowe w celu umówienia innych wizyty, utrzymania naszych systemów informatycznych, zapewnienia komunikacji online oraz do wykazania zgodności z przepisami prawa, a także do ustalenia dochodzenia lub obrony roszczeń, co jest naszym uzasadnionym interesem, a podstawą takiego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadku roszczeń także art. 9 ust. 2 lit. f RODO.
Przetwarzamy szczególne kategorie danych osobowych, które ujawniają w szczególności stan zdrowia osoby, w celach profilaktyki zdrowia, związanych ze świadczeniem usług w zakresie poprawy kondycji fizycznej, profilaktyki i promocji zdrowia, poradnictwa psychologicznego. Przetwarzamy w takim przypadku szczególne kategorie danych osobowych na podstawie zgody osoby, zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

Zakres danych przetwarzanych do świadczenia usług

Do realizacji usługi będziemy przetwarzać następujące dane osobowe:

• imię (imiona) i nazwisko;
• datę urodzenia;
• oznaczenie płci;
• numer telefonu;
• adres zamieszkania;
• adres e-mail;
• jeżeli dotyczy, imiona i nazwisko , jego adres zamieszkania, adres email i numer telefonu, informacje o opiece nad dzieckiem,
• podpis,
• numer rachunku bankowego, numer karty płatniczej i inne dane pozwalające na identyfikację płatności;
• dane o stanie zdrowia, w tym w szczególności dane, które mogą być ujawnione podczas konsultacji dietetycznej, psychologicznej lub/i badania QEEG, treningu RSA i EEG Biofeedback, dane dotyczące przebytych chorób, dane dotyczące przyjmowanych leków, dane dotyczące uzależnień;
• inne dane, które mogą być ujawnione podczas konsultacji dietetycznej, psychologicznej lub/i badania QEEG, treningu RSA i EEG Biofeedback;

Przetwarzane dane zawierają szczególne kategorie danych osobowych, które mogą ujawniać stan zdrowia, pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz dane dotyczące seksualności lub orientacji seksualnej.

Zakres danych przetwarzanych do zawarcia umowy

W celu zawarcia umowy możemy przetwarzać: imię, nazwisko, nazwę podmiotu, dane rejestracyjne podmiotu, jak NIP, REGON, KRS, numer działalności, adres siedziby lub zamieszkania, adres korespondencyjny, data i numer umowy, rodzaj umowy, warunki umowy; imiona, nazwiska, stanowiska funkcje osób reprezentujących podmioty, dane kontaktowe: numer telefonu, adres email;

Zakres danych przetwarzanych w związku z dokumentacją finansową

W celu dokonania rozliczeń z naszym klientem i prowadzenia dokumentacji finansowo -księgowej możemy przetwarzać: imię, nazwisko, nazwę podmiotu, NIP, adres, rodzaj usługi, daty i czas realizacji usługi, cenę, oraz rodzaj, numer, datę i wartość dokumentu (np. faktury), datę księgowania, numer kontrahenta, numer konta kontrahenta, termin zapłaty, datę zapłaty, warunki płatności, sposób płatności, ilość dni po terminie płatności, wartości naliczonych podatków, numery rachunków bankowych.

Zakres danych przetwarzanych w komunikacji oraz terminarzu wizyt

Do kontraktu z osobą w celu umożliwienia osobie skorzystania z naszych usług będziemy przetwarzać imię, nazwisko, jeżeli dotyczy, imiona i nazwisko opiekuna prawnego, nazwę organizacji, dział, stanowisko lub funkcję, adres email, numer telefonu lub inne dane kontaktowe podane przez osobę lub klienta, a także sposób, daty i treści korespondencji;
Do prowadzenia terminarza wizyt będziemy przetwarzać imię, nazwisko, jeżeli dotyczy, imiona i nazwisko opiekuna prawnego, nazwę podmiotu, dane kontaktowe: numer telefonu, adres email, rodzaj usługi, data i czas spotkania lub wizyty.

Udostępnienie danych osobowych

Instytut Wellsense może udostępnić dane osobowe następującym podmiotom:
a) dostawcom usług prawnych; usług finansowych;
b) dostawcom usług informatycznych i systemów lub rozwiązań informatycznych, z których korzystamy podczas świadczenia usług, w szczególności:

• Booksy International sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie , ul. Łucka 2/4/6, lok. U 4, 00-845 Warszawa, KRS: 0000515914, NIP 9512381607,
• AMM Systems Sp. z o.o. ul. Tadeusza Gajcego 19, 51-143 Wrocław, NIP 895 193 26 64,
• OVH Sp. z o.o. ul. Swobodna 1, 50-088 Wrocław, Nr KRS: 0000220286, REGON: 933029040 NIP: 899-25-20-556, Polska;
• IKON Media Konrad Szincel, ul. Konduktorska 4/19, 52-130, Wrocław, Polska, NIP: 8943126256;

1. c) uprawnionym instytucjom i organom państwowym;
   W przypadku konieczności przekazania danych osobowych do krajów trzech lub podmiotów międzynawowych, przekazanie danych będzie się odbywać zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
   Zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych będzie realizowane poprzez zastosowanie odpowiednich środków technicznych oraz podpisanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską lub w oparciu o inne mechanizmy transferu danych osobowych przewidziane w przepisach RODO, jak np. decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony. W innych okolicznościach transfer taki może odbywać się jedynie na podstawie zgody osoby.

Okres przechowywania

Dane są przechowywane przez okres świadczenia usług, dostępu do narzędzi umożliwiających rejestrację na zabiegi i wizyty lub przez okres do upływu terminu przedawnienia roszczeń wynikających ze świadczenia usług w zakresie poprawy kondycji fizycznej, profilaktyki i promocji zdrowia, poradnictwa psychologicznego, w zależności od tego, który z tych okresów upłynie później.

Obowiązek przekazania danych osobowych

Podanie danych do realizacji umowy lub usługi jest dobrowolne, ale wymagane. Niepodanie danych uniemożliwi realizację umowy lub usług.

Przysługujące prawa

Osoba ma prawo żądać dostępu do swoich danych osobowych. W wielu przypadkach ma także prawo żądać poprawienia swoich danych osobowych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych.
W przypadku przetwarzania danych do realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów, osoba ma prawo sprzeciwić się takiemu przetwarzaniu. W przypadku otrzymania sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, zaprzestaniemy dalszego przetwarzania danych osobowych, których dotyczył sprzeciw, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do ich dalszego przetwarzania.
W przypadku, kiedy przetwarzanie danych oparte jest na dobrowolnej zgodzie osoby, osoba ta ma prawo w każdej chwili wycofać zgodę na całość przetwarzania lub na poszczególne cele. Wycofanie zgody nie wpłynie jednak na legalność przetwarzania danych osobowych, które było realizowane w oparciu o wyrażoną zgodę przed jej wycofaniem.
Informujemy także, że przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do krajowego organu nadzorczego, jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dane kontaktowe

W sprawach dotyczących realizacji praw przysługujących Państwu w odniesieniu do Państwa danych osobowych oraz w przypadku pytań, prosimy o kontakt na adres:
Instytut Wellsense prowadzony przez Akademię Wellbeing Sp. z o.o.
ul. Mianowskiego 2 B
51-605 Wrocławiu

Tel: + 48 662 001 801

e-mail: kontakt@instytutwellsense.pl